Habilidades de un administrativo para triunfar en su trabajo
Los administrativos/as son profesionales polivalentes, metódicos y resolutivos muy valorados por las empresas de cualquier sector y dimensión. La gestión de la documentación y la contabilidad son algunas de las funciones que realizan en la oficina, pero además necesitan acreditar otros conocimientos para triunfar en esta profesión.
En la Fundación Sopeña te hablamos de las habilidades de que debe adquirir un administrativo, que les permitirá mejorar su currículum.
Índice
Habilidades administrativas para añadir a tu CV
Tener un título te abrirá muchas puertas, pero debes destacar del resto de candidatos aprendiendo habilidades técnicas con formación y otras más interpersonales que te permitirán fluir dentro del mundo empresarial:
Maneja herramientas de ofimática
Tu día a día como administrativo será introducir o analizar datos en hojas de cálculo como Excel, escribir documentos con procesadores de texto como Word, crear presentaciones con Power Point, consulta de base de datos con software SAP para recursos humanos o gestionar la contabilidad como ContaPlus.
Un ejemplo sería la creación de una hoja Excel con macros para analizar datos en tiempo real en una empresa de logística, o redactar un presupuesto personalizado a un cliente que incluya tiempos de ejecución, materiales que se necesita y coste total.
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Domina la gestión de documental
Un administrativo trabaja de forma paralela con documentos digitales y en papel. Su labor es la de guardar y clasificar para poder acceder a ellos de forma rápida cuando sea necesario.
Esto es habitual en despachos de abogados o notarías, donde los documentos legales deben archivarse de forma segura y ordenados por caso o fecha.
Saber Contabilidad
Entre tus funciones como administrativo deberás revisar los libros de contabilidad, analizar el balance de pérdidas y ganancias, o realizar informes del estado financiero de una empresa.
El ejemplo más habitual es la introducción en el software contable las facturas por gastos o transferencias bancarias de los proveedores.
Conocer las normativas y leyes
Los administrativos deben contribuir a los procedimientos y buenas practicas de las organizaciones para el cumplimiento normativo (Compliance), por eso es necesario el conocimiento de leyes fiscales, laborales o financieras.
Al contratar personal los administrativos/as deben asegurarse de que los contratos cumplan con la ley vigente antes de formalizarlos y darlos de alta en la seguridad social.
Gestión del tiempo
Los profesionales que trabajan en oficinas deben adquirir habilidades interpersonales como saber gestionar el tiempo, priorizar tareas y trabajar en distintas tareas de forma simultánea.
Imagínate que trabajas dentro del departamento de RRHH y debes entrevistar a varios/as candidatos en distintas franjas horarias y después tener que documentar el proceso de selección. O Distribuir el horario laboral entre la contabilidad y la expansión financiera de la empresa.
Saber comunicarse de forma efectiva
Otra de las competencias habituales que deben manejar con soltura un administrativo es la comunicación fluida y empática con trabajadores y proveedores. Estarán en contacto directo o telefónico para resolver incidencias o negociar condiciones de un contrato, por ejemplo.
Si trabajas en un departamento comercial, sabrás lo importante que es el asesoramiento personalizado a los tipos de clientes de la empresa en la que trabajes.
Atento a los detalles y resolución de problemas
Los mejores administrativos dominan aptitudes para reaccionar antes inconvenientes que les sucede en su día a día. Por eso es vital ser detallista en el trabajo para evitar errores por ejemplo en la contabilidad o en la redacción de un presupuesto.
Imagínate gestionando la mercancía en un almacén, donde un proveedor se está quejando porque no le ha llegado a tiempo lo que solicitó o que un operario no cumpla de forma efectiva con sus obligaciones en su puesto de trabajo.
¿Dónde puede desarrollar aptitudes para ser mejor administrativo?
En la Fundación Sopeña sabemos mucho de habilidades y de programas formativos, son más de 40 años formando a miles de profesionales en muchos sectores.
Te recomendamos que te matricules en el curso de FP de administración y finanzas donde adquirirás los conocimientos teóricos para desempeñar con éxito tu trabajo de administrativo.
Además, con la asignatura de FCT podrás abordar la profesión en primera mano, gracias a la colaboración estrecha que tenemos con cientos de empresas. Adquirirás estas habilidades en tu primera experiencia laboral en entorno real.
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